Optimiser l’efficacité opérationnelle des services du CFB

Optimiser l’Aide et le Soin à Domicile : la conception de modes opératoires fonctionnels, techniques et digitaux pour le CFB

Le CFB (Centre Familial de Bruxelles) est une organisation d’aide et de soins à domicile, engagée dans l’accompagnement des personnes en perte autonomie.

Dans le secteur essentiel de l’aide et du soin à domicile, où la qualité et la cohérence des interventions ont un impact direct sur le bien-être des personnes fragilisées, des procédures opérationnelles claires et accessibles, intégrant à la fois les aspects métiers et l’utilisation efficace des outils informatiques sont indispensables.

Les enjeux

  • Améliorer la qualité et la sécurité des services d’aide et de soins : des procédures claires, en partie guidées par le digital, assurent une homogénéité dans les interventions, minimisent les risques et maximisent le bien-être des bénéficiaires.
  • Professionnaliser les équipes : des références documentées et des guides d’utilisation des outils facilitent l’intégration, renforcent les compétences digitales et le professionnalisme des équipes.
  • Optimiser l’organisation : des procédures claires et des outils adaptés fluidifient la planification, l’allocation des ressources et la coordination des équipes
  • Garantir une utilisation efficace et sécurisée des solutions logicielles, au bénéfice tant des professionnels que des personnes accompagnées, assurant la protection de leurs informations.

Le projet

Le CFB a fait appel à notre expertise en transformation digitale et médiation numérique pour structurer et formaliser ses activités clés, tant au niveau métier qu’au niveau de la gestion, en mettant un accent particulier sur l’intégration et l’utilisation optimale des outils et solutions logicielles à disposition.

Notre mission : créer des modes opératoires concrets et adaptés à leurs spécificités, pour optimiser leur fonctionnement et renforcer la qualité de leurs services, et, en fin de compte, leur impact auprès des personnes en perte d’autonomie.

Notre intervention :

En étroite collaboration avec les équipes du CFB, nous avons conçu et rédigé une série de modes opératoires détaillés, couvrant les aspects cruciaux de leurs activités, avec une intégration des outils et solutions logicielles pertinents. Parmi ceux-ci :

La prise en charge des bénéficiaires et des patients

  • Standardisation de la prise en charge des appels entrants via les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour une réponse rapide et personnalisée
  • Définition des étapes et des protocoles d’intervention à domicile, intégrant l'utilisation de logiciels de suivi des bénéficiaires et des interventions.

La création des horaires

Standardisation du processus d'élaboration des plannings à l'aide de logiciels de gestion des temps et des activités, pour assurer une couverture optimale des besoins des bénéficiaires

La gestion des équipes et la communication

Définition des modalités de collaboration, communication et de partage d’information en équipe et lors des interventions, ainsi que le processus d’utilisation des outils numériques dédiés

Le recrutement

Élaboration d'un processus de recrutement structuré, intégrant l'utilisation de plateformes de recrutement en ligne et de systèmes de gestion des candidatures.

La facturation & la gestion des contentieux

  • Formalisation des étapes et des responsabilités liées au processus de facturation via des logiciels de comptabilité et de facturation.
  • Définition d'un processus clair pour le traitement des réclamations et des situations conflictuelles, intégrant des outils de suivi et de gestion des incidents.

Acteurs du projet

Porteur